La collaboration a changé avec l’essor du travail à distance et des équipes distribuées. Pour s’adapter, les organisations se tournent vers les nouvelles technologies et les solutions audiovisuelles afin d’améliorer l’expérience de collaboration.
Les solutions les plus récentes, en particulier celles qui reposent sur l’intelligence artificielle (IA), changent la donne et ont rapidement transformé l’expérience des utilisateurs, qu’ils soient en personne ou virtuellement.
Si vous envisagez d’utiliser des outils d’IA mais que vous ne savez pas lesquels répondent aux besoins de vos utilisateurs, ce billet propose une introduction aux salles intelligentes et aux réunions intelligentes alimentées par l’IA.
Le rôle de l’IA dans les salles de conférence et les réunions
Lorsqu’il s’agit de solutions audiovisuelles d’IA, il est tentant de s’extasier sur les algorithmes, les capteurs et l’informatique de haute performance. Pourtant, là où ces outils brillent vraiment, c’est dans la manière dont ils résolvent certains des défis les plus frustrants auxquels les utilisateurs sont confrontés lorsqu’ils essaient de mener ou de participer à une réunion efficace.
Nous savons tous qu’il est difficile de se concentrer sur l’innovation ou la résolution de problèmes lorsqu’il est difficile de réserver une salle, que l’on ne peut pas voir ou entendre les autres participants, que l’éclairage rend l’affichage difficile à lire ou que l’on parle une langue différente de celle du présentateur.
L’IA peut automatiser les tâches banales, personnaliser et améliorer l’expérience de l’utilisateur, ainsi que l’efficacité globale des réunions.
Qu’est-ce qu’une salle intelligente ?
Une salle intelligente est un espace de réunion physique doté d’une ou plusieurs technologies alimentées par l’IA. Elle crée un environnement transparent, immersif et intuitif qui permet aux utilisateurs de se concentrer davantage sur la collaboration, la résolution de problèmes et la prise de décision, et moins sur la gestion de l’espace lui-même.
Voici quelques exemples de fonctions de la salle intelligente qui font appel à l’intelligence artificielle :
Des caméras et des microphones intelligents suivent les orateurs dans la salle, ce qui donne aux participants l’impression d’être dans le même espace, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. En outre, les caméras intelligentes peuvent s’adapter automatiquement aux changements de température de couleur, garantissant ainsi une expérience professionnelle aux participants distants.
La planification automatisée des salles rationalise les réservations, ce qui permet aux utilisateurs de gérer plus facilement l’espace et de s’assurer qu’il est disponible pour d’autres personnes si les réunions sont annulées ou se terminent plus tôt que prévu.
L’annulation intelligente du bruit identifie et filtre automatiquement les bruits de fond, tels que le chauffage, la ventilation et la circulation extérieure, afin de réduire les distractions et d’améliorer la clarté de l’orateur.
Les systèmes à commande vocale facilitent le contrôle des différents aspects de la salle, tels que l’éclairage, la température et l’équipement audiovisuel.
L’analyse des salles permet de connaître les schémas d’utilisation des salles afin de comprendre comment les espaces sont utilisés et d’optimiser vos biens immobiliers.
Les systèmes intelligents peuvent soutenir vos objectifs de développement durable en ouvrant les stores pour capter la lumière naturelle, réduisant ainsi le besoin de lumière artificielle.
Qu’est-ce qu’une réunion intelligente ?
Alors qu’une salle intelligente fournit l’infrastructure et les outils nécessaires à la collaboration, une réunion intelligente utilise des outils d’intelligence artificielle pour optimiser l’expérience de la réunion et obtenir de meilleurs résultats.
Les réunions intelligentes peuvent être des réunions en personne dans une salle intelligente, des réunions virtuelles qui utilisent une plateforme de vidéoconférence, ou des réunions hybrides qui comprennent un mélange des deux.
Voici quelques exemples de fonctions de réunion intelligente faisant appel à l’intelligence artificielle :
-La transcription et les résumés automatisés permettent de capturer les conversations de la réunion en temps réel et de fournir des résumés aux personnes qui n’ont pas pu y assister.
-La traduction en temps réel permet à des personnes parlant des langues différentes de se comprendre instantanément. Cette fonction est particulièrement utile pour les entreprises internationales.
-Des assistants de réunion intelligents capturent les points clés et les actions à entreprendre afin que les utilisateurs puissent se concentrer sur la conversation plutôt que de prendre des notes.
-Les outils de brainstorming et de capture d’idées permettent aux participants d’apporter des idées de n’importe où et d’analyser et de classer les idées pour vous.
-L’analyse de l’engagement des participants peut aider les facilitateurs à impliquer également tout le monde dans les conversations critiques et à créer des résultats plus inclusifs.
-L’optimisation audio et vidéo est possible même sans matériel intelligent dans la salle. Les plateformes de collaboration peuvent automatiquement améliorer le cadrage de la caméra et éliminer les bruits de fond gênants de la réunion.
Certaines de ces fonctionnalités sont intégrées dans des plateformes de collaboration comme Microsoft Teams, d’autres nécessitent des intégrations tierces.
En ce qui concerne Microsoft Teams Rooms, voici quelques-unes des fonctionnalités basées sur l’IA que nos clients apprécient le plus :
La reconnaissance vocale utilise un profil de votre voix pour supprimer les bruits de fond dans les réunions Teams grâce à l’isolation vocale. Lors de l’utilisation d’un haut-parleur intelligent, votre profil vocal est utilisé pour vous identifier dans les transcriptions des réunions.
La reconnaissance faciale utilise un profil de votre visage pour reconnaître et afficher automatiquement votre nom pendant les réunions et pour ajouter votre nom à la liste des participants lorsque vous entrez dans une salle Microsoft Teams. Cette fonctionnalité nécessite un équipement pris en charge.
IntelliFrame utilise l’intelligence artificielle pour zoomer sur les visages des participants dans la salle et les encadrer afin que les participants en ligne puissent voir leurs expressions et leurs gestes plus clairement. Il indique également l’orateur actif et la disposition de la salle. Certaines caméras intelligentes prennent en charge le multi-flux où les individus sont séparés dans leurs propres tuiles vidéo.
La capture intelligente est une fonction qui permet aux appareils Teams Rooms de partager le contenu d’un tableau blanc physique avec les participants distants d’une réunion. Elle utilise une caméra dédiée au contenu qui détecte, recadre et encadre intelligemment le tableau blanc, même lorsque quelqu’un se tient devant. Elle améliore également les images et le texte du tableau blanc, afin qu’ils soient clairs et lisibles.
Copilot for Teams pose des questions, demande des éclaircissements et génère de nouvelles idées pendant ou après la réunion. Copilot travaille en temps réel et n’interrompt pas la discussion. Vous pouvez également utiliser Copilot dans les chats et les canaux pour vous mettre au courant des conversations en passant rapidement en revue les points principaux, les actions et les décisions.
Comment se lancer dans l’IA
Si vous ne savez pas par où commencer pour adopter des outils d’IA pour vos salles de réunion, voici quelques éléments à prendre en compte :
-Identifiez les points douloureux de votre équipe : Menez une enquête rapide pour comprendre la frustration des employés à l’égard des réunions actuelles.
-Sélectionnez vos outils : Recherchez et sélectionnez les outils d’IA qui répondent à ces frustrations.
-Pilotez et recueillez des commentaires : Choisissez une petite équipe prête à essayer un ou plusieurs outils et à donner son avis.
-Affinez votre approche : Utilisez le retour d’information du projet pilote pour affiner votre approche et résoudre les problèmes techniques ou d’expérience utilisateur.
-Déployer et former : L’adoption par les utilisateurs est essentielle à votre réussite. Au fur et à mesure que vous déployez les outils auprès d’un plus grand nombre d’employés, proposez des conseils et des formations sur l’utilisation efficace des fonctionnalités. Envisagez d’utiliser des liens de code QR vers des articles de connaissance et de courtes vidéos pratiques.
Avant tout, concentrez-vous sur les avantages pour les utilisateurs et sur la manière dont les solutions d’IA peuvent améliorer les salles de réunion et les expériences de réunion pour tout le monde.
Plutôt que de faire cavalier seul, peut-être souhaitez-vous travailler avec un partenaire audiovisuel de confiance. AVIDITY offre une expertise approfondie pour aider les entreprises à tirer le meilleur parti de leurs technologies audiovisuelles et de leurs solutions Microsoft, y compris les outils d’intelligence artificielle décrits ci-dessus.