Cinq ans après que la pandémie ait poussé les organisations à adopter les technologies de travail à distance, de nombreuses entreprises se rendent compte que leurs outils audiovisuels, autrefois adéquats, n’ont pas suivi le rythme de l’évolution du monde du travail actuel.
Par exemple, au printemps 2020, les besoins les plus urgents étaient de rester opérationnel et de connecter rapidement vos équipes où qu’elles se trouvent. Aujourd’hui, cependant, les priorités sont les suivantes :
- Passer sans difficulté du domicile au bureau
- Créer des expériences de travail attrayantes
- Mettre en œuvre des outils de qualité professionnelle, fiables et sécurisés
- Intégrer les outils audiovisuels aux écosystèmes informatiques existants
- Tirer parti des nouvelles capacités, notamment l’IA, pour évoluer et se développer
Si vous êtes responsable de l’audiovisuel sur le lieu de travail, voici huit signes qui indiquent qu’il est temps de moderniser vos outils audiovisuels (et ne vous inquiétez pas, nous irons au-delà des signes évidents tels que le grésillement du son et le gel de l’image).
1. Plaintes fréquentes des employés
Les employés veulent des outils fiables et faciles à utiliser qui leur facilitent la vie au travail (à la maison ou au bureau). Si votre équipement audiovisuel est une source régulière de frustration et de plaintes de la part de vos employés, cela indique clairement que ces outils ne répondent pas aux besoins de votre équipe.
MESURE À PRENDRE : Interrogez vos employés et demandez-leur s’ils ont rencontré des problèmes audiovisuels qui nécessitent votre attention. Examinez leurs commentaires afin d’identifier les tendances et de hiérarchiser les problèmes.
2. Les défis du travail hybride
Si vos systèmes actuels ne facilitent pas la connexion et la collaboration entre les équipes à distance et sur site, vous ajoutez des frictions à l’expérience des employés. De nombreux outils audiovisuels lancés ces dernières années sont spécialement conçus pour prendre en charge le travail hybride et offrir une expérience de haute qualité qui aide les participants à distance à se sentir comme s’ils étaient dans la même pièce que leurs collègues.
MESURE À PRENDRE : Testez votre expérience de réunion hybride. Organisez une réunion avec des participants présents au bureau et à distance. Demandez ensuite aux participants d’évaluer la qualité audio, la qualité vidéo et la facilité de connexion globale.
3. Incompatibilité avec les plateformes de collaboration modernes
Les outils tels que Microsoft Teams, Webex, Zoom et Google Workspace sont désormais la norme dans la plupart des organisations. Vos systèmes audiovisuels doivent donc s’intégrer facilement à ces plateformes. Si votre configuration nécessite des solutions de contournement pour se connecter aux outils de collaboration modernes, cela indique clairement qu’une mise à niveau est nécessaire.
MESURE À PRENDRE : Vérifiez la compatibilité des plateformes. Testez vos outils audiovisuels avec les plateformes de collaboration les plus utilisées par vos équipes (par exemple, Zoom, Microsoft Teams). Notez tous les dysfonctionnements, retards ou solutions de contournement nécessaires, et partagez vos conclusions avec les responsables informatiques.
4. Forte demande en ressources informatiques
Vous savez que lorsque les outils informatiques vieillissent, ils nécessitent davantage d’assistance informatique ? Eh bien, il en va de même pour les outils audiovisuels. Si votre équipe informatique est fréquemment sollicitée pour résoudre des problèmes audiovisuels, cela signifie que vos systèmes actuels sont complexes, peu fiables ou ne répondent plus aux besoins des utilisateurs. Les dernières solutions audiovisuelles sont dotées d’interfaces conviviales et de fonctionnalités de dépannage qui réduisent la charge de travail du personnel informatique, lui permettant ainsi de se concentrer sur des initiatives stratégiques plutôt que sur l’assistance constante des équipements.
MESURE À PRENDRE : Suivez pendant un mois les tickets d’assistance informatique liés aux problèmes audiovisuels. Identifiez les tendances, telles que les problèmes récurrents ou les salles et outils spécifiques qui causent le plus de perturbations. Utilisez ces données pour évaluer l’impact réel sur les ressources informatiques.
5. Couverture audiovisuelle limitée sur votre lieu de travail
La collaboration est omniprésente dans les environnements de travail modernes, et pas seulement dans les salles de conférence. Si vos outils audiovisuels ne sont disponibles que dans certains espaces ou s’ils ne sont pas conçus pour prendre en charge divers cas d’utilisation, il est peut-être temps d’étendre votre configuration audiovisuelle. La plupart des outils récents sont plus modulaires et peuvent être facilement déployés dans plusieurs espaces afin de favoriser la flexibilité du travail et la collaboration spontanée.
MESURE À PRENDRE : cartographiez vos espaces de collaboration. Notez où les outils audiovisuels sont disponibles et où ils font défaut. Identifiez les zones où l’ajout ou l’amélioration de solutions audiovisuelles pourrait faire la différence pour votre équipe.
6. Manque de données analytiques et d’utilisation
Sans données sur l’utilisation des équipements audiovisuels, il est difficile de comprendre comment ces outils sont utilisés et s’ils génèrent un retour sur investissement. De nombreux outils audiovisuels récents offrent des fonctionnalités d’analyse qui fournissent des informations sur les habitudes de réunion, l’utilisation des équipements et les indicateurs de performance, autant d’éléments qui vous aident à prendre des décisions éclairées en matière d’améliorations audiovisuelles.
MESURE À PRENDRE : Réalisez un audit manuel de l’utilisation des équipements audiovisuels. Pendant une semaine, suivez les réservations de salles de réunion, l’utilisation des équipements et tous les problèmes signalés. Comparez ces données à la capacité des salles et à la fréquence des réunions afin d’identifier les espaces sous-utilisés ou les outils problématiques.
7. Solutions qui ne sont pas évolutives
Les solutions audiovisuelles modernes destinées aux lieux de travail sont conçues pour être évolutives, ce qui permet aux entreprises de se développer facilement sans perturbation ni réorganisation coûteuse. Si vos outils actuels ne peuvent pas évoluer pour prendre en charge de nouvelles fonctionnalités ou des équipes en pleine croissance, c’est un défi que vous devrez relever.
MESURE À PRENDRE : examinez les changements à venir sur le lieu de travail, tels que l’agrandissement des installations ou la mise à niveau des technologies. Évaluez si vos outils audiovisuels actuels peuvent prendre en charge ces changements ou s’ils créeront des goulots d’étranglement.
8. Problèmes liés à la sécurité
Les systèmes audiovisuels traditionnels peuvent ne pas disposer de cryptage, de mises à jour de sécurité ou ne pas être conformes aux normes actuelles en matière de protection des données, ce qui rend votre organisation vulnérable. Si vos outils actuels ne disposent pas de fonctionnalités de sécurité modernes, il est temps d’investir dans des outils qui non seulement protègent les données de votre organisation, mais offrent également une tranquillité d’esprit à vos équipes informatiques et de sécurité des données.
MESURE À PRENDRE : Procédez à un examen de la sécurité de vos systèmes audiovisuels. Collaborez avec votre équipe informatique pour vérifier si les outils audiovisuels répondent aux normes actuelles en matière de cryptage et de conformité. Identifiez les vulnérabilités et hiérarchisez les domaines qui nécessitent des mises à jour ou des remplacements.
Il est temps de moderniser ?
Si votre organisation présente l’un de ces signes, nous vous recommandons de commencer à planifier la mise à niveau de vos outils. Si vous avez besoin d’un partenaire de confiance pour vous guider, AVIDITY est spécialisée dans le déploiement rapide de solutions audiovisuelles de niveau professionnel pour les organisations de toutes tailles.
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