Cinq ans après que la pandémie a poussé les organisations à adopter les technologies de travail à distance, de nombreuses entreprises se rendent compte que leurs outils audiovisuels, autrefois adéquats, n’ont pas suivi l’évolution de la dynamique du lieu de travail d’aujourd’hui.
Par exemple, au printemps 2020, les besoins les plus pressants étaient de rester opérationnel et de permettre à vos équipes de se connecter rapidement et de n’importe où. Aujourd’hui, en revanche, il s’agit de:
- Passer de la maison au bureau en toute transparence
- Créer des expériences professionnelles attrayantes
- Mettre en œuvre des outils d’entreprise fiables et sécurisés
- Intégrer les outils audiovisuels aux écosystèmes informatiques existants
- Tirer parti de nouvelles capacités, y compris l’IA, pour évoluer et se développer.
Si vous êtes responsable de l’audiovisuel sur le lieu de travail, voici huit signes indiquant qu’il est temps de moderniser vos outils audiovisuels (et ne vous inquiétez pas, nous irons au-delà des signes évidents tels que les grésillements audio et les vidéos gelées).
- Plaintes fréquentes des employés
Les employés veulent des outils fiables et conviviaux qui leur facilitent la vie au travail (que ce soit à la maison ou au bureau). Si votre équipement audiovisuel est une source régulière de frustration et de plaintes de la part de vos employés, cela indique clairement que les outils ne répondent pas aux besoins de votre équipe.
MESURE À PRENDRE : Interrogez vos employés et demandez-leur s’ils ont rencontré des problèmes d’équipement audiovisuel qui nécessitent une attention particulière. Examinez les commentaires afin de repérer les tendances et de classer les problèmes par ordre de priorité.
- Défis liés au travail hybride
Si vos systèmes actuels ne permettent pas aux équipes à distance et sur site de se connecter et de collaborer facilement, vous ajoutez des frictions à l’expérience des employés. De nombreux outils audiovisuels lancés ces dernières années sont spécifiquement conçus pour prendre en charge le travail hybride et fournir des expériences de haute qualité qui aident les participants à distance à se sentir comme s’ils étaient dans la pièce avec leurs collègues.
MESURE À PRENDRE : Testez votre expérience de réunion hybride. Organisez une réunion avec des participants au bureau et à distance. Demandez ensuite aux participants d’évaluer l’audio, la vidéo et la facilité générale de connexion.
- Incompatibilité avec les plateformes de collaboration modernes
Des outils tels que Microsoft Teams, Webex, Zoom et Google Workspace sont désormais la norme dans la plupart des organisations, de sorte que vos systèmes audiovisuels doivent s’intégrer sans effort à ces plateformes. Si votre installation nécessite des solutions de contournement pour se connecter aux outils de collaboration modernes, cela indique clairement qu’une mise à niveau est nécessaire.
MESURE À PRENDRE : vérifiez la compatibilité des plateformes. Testez vos outils audiovisuels avec les plateformes de collaboration les plus utilisées par vos équipes (par exemple, Zoom, Microsoft Teams). Documentez les éventuels problèmes, retards ou solutions de contournement nécessaires et partagez les résultats avec la direction informatique.
- Forte sollicitation des ressources informatiques
Vous savez que lorsque les outils informatiques vieillissent, ils nécessitent davantage de soutien informatique ? Il en va de même pour les outils audiovisuels. Si votre équipe informatique est fréquemment appelée pour résoudre des problèmes audiovisuels, c’est le signe que vos systèmes actuels sont complexes, peu fiables ou qu’ils ne répondent plus aux besoins des utilisateurs. Les solutions audiovisuelles les plus récentes sont dotées d’interfaces conviviales et de fonctions de dépannage qui réduisent la charge de travail du personnel informatique, ce qui lui permet de se concentrer sur des initiatives stratégiques plutôt que sur l’assistance constante en matière d’équipement.
MESURE À PRENDRE : Suivre pendant un mois les tickets d’assistance informatique liés à des problèmes audiovisuels. Identifiez les tendances, telles que les problèmes récurrents ou les salles et outils spécifiques qui causent le plus de perturbations. Utilisez ces données pour évaluer l’impact réel sur les ressources informatiques.
- Une couverture audiovisuelle limitée sur votre lieu de travail
La collaboration est omniprésente sur le lieu de travail moderne, et pas seulement dans les salles de conférence. Si vos outils audiovisuels ne sont disponibles que dans certains espaces, ou s’ils ne sont pas conçus pour prendre en charge une variété de cas d’utilisation, il est peut-être temps d’étendre votre installation audiovisuelle. La plupart des outils les plus récents sont plus modulaires et peuvent être facilement déployés dans plusieurs espaces pour favoriser un travail flexible et une collaboration spontanée.
MESURE À PRENDRE : Dressez le plan de vos espaces de collaboration. Notez les endroits où des outils audiovisuels sont disponibles et ceux où ils manquent. Identifiez les domaines dans lesquels l’ajout ou l’amélioration de solutions audiovisuelles pourrait faire la différence pour votre équipe.
- Absence d’analyses et de données d’utilisation
Sans données sur l’utilisation de l’audiovisuel, il est difficile de comprendre comment les outils sont utilisés et s’ils produisent un retour sur investissement. De nombreux outils audiovisuels récents offrent des fonctions d’analyse qui fournissent des informations sur les modèles de réunion, l’utilisation des équipements et les mesures de performance, ce qui vous aide à prendre des décisions fondées sur des données concernant les améliorations de l’audiovisuel.
MESURE À PRENDRE : Effectuez un audit manuel de l’utilisation de l’équipement audiovisuel. Pendant une semaine, suivez les réservations de salles de réunion, l’utilisation de l’équipement et les problèmes signalés. Comparez ces données à la capacité des salles et à la fréquence des réunions pour identifier les espaces sous-utilisés ou les outils problématiques.
- Des solutions qui ne sont pas évolutives
Les solutions audiovisuelles modernes pour le lieu de travail sont conçues pour être évolutives, ce qui permet aux entreprises de se développer facilement sans perturbation ni révision coûteuse. Si vos outils actuels ne peuvent pas évoluer pour prendre en charge de nouvelles capacités ou des équipes de plus en plus nombreuses, c’est un problème que vous devrez résoudre.
MESURE À PRENDRE : Examinez les changements à venir sur le lieu de travail, tels que l’agrandissement des locaux ou les mises à niveau technologiques. Évaluez si vos outils audiovisuels actuels peuvent prendre en charge ces changements ou s’ils créeront des goulets d’étranglement.
- Préoccupations en matière de sécurité
Les anciens systèmes audiovisuels peuvent manquer de cryptage, de mises à jour de sécurité ou de conformité avec les normes actuelles de protection des données, ce qui rend votre organisation vulnérable. Si vos outils actuels n’intègrent pas de fonctions de sécurité modernes, il est temps d’investir dans des outils qui non seulement protègent les données de votre organisation, mais offrent également une tranquillité d’esprit à vos équipes informatiques et de sécurité des données.
MESURE À PRENDRE : Procédez à un examen de la sécurité de vos systèmes audiovisuels. Travaillez avec votre équipe informatique pour vérifier si les outils audiovisuels répondent aux normes actuelles de cryptage et de conformité. Identifiez les éventuelles vulnérabilités et donnez la priorité aux domaines nécessitant des mises à jour ou des remplacements.
Il est temps de se moderniser ?
Si votre organisation présente l’un de ces signes, nous vous recommandons de commencer à planifier la mise à niveau de vos outils. Si vous avez besoin d’un partenaire de confiance pour vous guider, AVIDITY est spécialisé dans le déploiement rapide de solutions audiovisuelles d’entreprise pour les organisations de toute taille.
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